Column Service: Spare parts manager Bill Gates

door Jan Willem Rustenburg

Onlangs had ik het genoegen een training te mogen geven voor vijftien senior service/logistics managers. Uiteraard kwam het onderwerp spare parts-management ter sprake. Het bleek dat negen van de elf vertegenwoordigde bedrijven de voorraden spare parts besturen met Excel of Access.
Deze bedrijven kenmerken zich allemaal door globale operaties. Service wordt beschouwd als zeer belangrijke profit driver. Het gezamenlijk werkkapitaal bedraagt zeker meer dan 1 miljard euro. Spare parts worden unaniem gezien als voorwaardelijk voor een succesvolle serviceoperatie.

En dan toch Excel? Dat is op zijn minst merkwaardig gelet op de grote strategische en financiële belangen van service en spare parts. Toch zijn er wel verklaringen voor. Zo ondersteunen de meeste ERP-systemen serviceoperaties bij lange na niet voldoende. Met hun MRP-kern zijn ze daar ook niet voor gebouwd. Daarnaast blijken geschikte add-ons nogal aan de prijs (meer dan 1 miljoen euro). In het verlengde hiervan zijn de meeste ICT-managers geen fan van add-ons. Ook speelt het ondergeschikte belang van service een rol. Vaak is de spare parts-organisatie een cost center; legitimatie voor aankoop van een add-on is dan moeilijk aan te tonen vanuit een businessperspectief.

Bovengenoemde problemen zijn oplosbaar, omdat ze technisch en organiek van aard zijn. Maar er is meer aan de hand. Serviceoperaties zijn heel moeilijk te standaardiseren. Dit fenomeen manifesteert zich in het gebruik van tools waarmee je kan ’tunen en tweeken’. Excel is daar een mooi voorbeeld van. Delphi is al wat gelikter.

Ik vind dat er meer geïnvesteerd moet worden in gebruikersvriendelijke engineeringplatforms. Hiermee modelleren gebruikers hun eigen omgeving. Deze bedrijfsspecifieke modellering is cruciaal voor effectieve aansturing van de serviceoperatie. Overigens is de integratie van deze platforms met de ERP-backbone een aandachtspunt. Maar juist dit is oplosbaar met gestandaardiseerde protocollen. Verdere investeringen in ERP-systemen op dit gebied lijken me kansloos. Bill Gates moet vooral zijn huidige producten nog een beetje beter maken.