Column Service: ERP vraagt damage control

Door Jan Willem Rustenburg

Verbazingwekkend en naïef. Iets anders kan ik niet zeggen van de verwachtingen die rondom ERP-implementaties leven. ICT zou een “enabler” zijn om radicale “business process redesigns” door te voeren, en en passant de daarvoor noodzakelijk structuurveranderingen. En dat zou dan weer veel geld moeten opleveren. En misschien zelfs prestatieverbeteringen.

Recent evalueerde een groot Japans hightech-bedrijf de resultaten van een grootschalige EMEA-implementatie van een ERP-systeem. Wat bleek:

• De personeelskosten zijn netto toegenomen
• De ICT-kosten zijn toegenomen
• De functionele dekking is minder
• De financiële sturing is beter
• Voorraadkosten zijn afgenomen door global visibility

Tezamen met de totale implementatiekosten (meer dan 100 miljoen euro), ziet de integrale balans er niet best uit: ze krijgen minder voor meer!

Voor service- en onderhoudsbedrijven is het probleem van functionele dekking vooral pregnant. Als opvolger van de vroegere MRP I&II-systemen, zijn de planningsmethoden binnen ERP-systemen vooral gericht op productiebedrijven. Vraag een willekeurige ERP-leverancier hoe ze precies omgaan met een typisch servicelogistiek probleem als het managen van repairable items, en ze beginnen te stotteren. 

ERP-systemen bieden ontegenzeggelijk grote kansen. Eenduidige financiële rapportage, global visibility, consistente gegevensopslag, harmonisatie van processen en natuurlijk: onderhoudbare technologie. Dat laatste punt is de reden waarom veel bedrijven over (moeten) stappen.
Doelstellingen van ERP-implementaties moeten veel realistischer gesteld worden. Een suggestie: accepteer de eerste drie tot vijf jaar veel extra kosten, extra verloop van personeel en onrust in de tent. Verhef <italic>damage control</italic> tot een kunst, en probeer de business zoveel mogelijk te continueren met redelijke marges. Als het stof is neergedaald, ga dan processen harmoniseren en optimaliseren.

Treffend was een recent artikel in Intermediair, waarin grote ERP-leveranciers de schuld van excessieve ICT-uitgaven legden bij de opdrachtgevers, in dit geval de overheid. Ongelofelijk, als je bedenkt dat zij verwachtingen (mede) creëren en zij inmiddels wel door schade en schande wijs geworden moeten zijn. Enige naïviteit kan de opdrachtgevers echter ook niet ontzegd worden.

Mijn advies: kijk eerst eens goed bij de buren, bepaal vervolgens de verwachtingen en maak tot slot de leverancier expliciet medeverantwoordelijk voor het succes.