Column Produce: Mag het een onsje meer zijn?

Door Bianca Scholten

‘Kunt u het leveren in eenheden van 9,48 liter in plaats van de gebruikelijke tien liter?’, vroeg een cliënt aan een farmaceutische leverancier. ‘Dat helpt ons namelijk om onze interne logistieke processen te vereenvoudigen. Dan hoeven we het niet af te wegen.’ ‘Ja, dat is prima’, antwoordde de verkoper. Hoe moeilijk kon het immers wezen? Je levert gewoon een beetje minder…

Dik tevreden met de nieuwe order – en de bijbehorende bonus – gooide hij deze over de schutting, zodat zijn collega’s ermee aan de slag konden. Die waren echter minder happy. De wet- en regelgeving legt ze op om voor iedere nieuwe versie compleet nieuwe werkinstructies te ontwikkelen en te valideren. Niet alleen voor het eindproduct, ook voor alle bijbehorende halffabricaten die in afgepaste hoeveelheden worden geproduceerd om zodoende de impact van onverhoopte problemen te beperken. Kortom, de snel genomen beslissing van de verkoper dreef diverse afdelingen in het nauw. Uiteindelijk kregen ze het wel voor elkaar, maar het was een typisch geval van ‘operatie geslaagd, patiënt overleden’.

Bij andere productiebedrijven spelen vergelijkbare problemen. Productie klaagt dat de afdeling Verkoop maar van alles belooft aan klanten, zonder te checken of het realiseerbaar is. Logistiek is ontevreden over Productie. ‘Wij geven aan welk lot ze moeten gebruiken maar uiteindelijk doen ze gewoon waar ze zin in hebben. Ze snappen niet dat we die andere loten hebben gereserveerd voor specifieke klanten en dat ze met hun eigenzinnigheid de levertijd in gevaar brengen.’

Medewerkers zien wel de complexiteit van hun eigen werkzaamheden maar hebben weinig inzicht in wat zich afspeelt op andere afdelingen. Silodenken heet dat. Dit is overigens geen onwil. Het komt vooral voort uit een gebrek aan inzicht, en dat is weer een gevolg van te weinig informatie en communicatie. Ook aan de KPI’s schort nog veel. Directies sturen Verkoop naar rechts, Productie naar links en Logistiek rechtdoor. Het vergt veel inzicht in de onderlinge verbanden, wil je alle neuzen dezelfde kant op krijgen. Om een spagaat te vermijden zal je hoe dan ook de prestatie- en analyse-indicatoren van alle afdelingen goed op elkaar moeten afstemmen.

Bianca Scholten is consultant bij Task24
www.task24.nl