Column Deliver: S&OP als corebusiness

door Jan van Hasenbroek

De optimale match tussen vraag en aanbod als missie. Makkelijker gezegd dan gedaan. Markten zijn dynamischer dan ooit. Verdere globalisatie en verschuiving van pushproductie naar pullverkopen, maken het planningsproces niet eenvoudiger. Bij iedere order is het moment van de waarheid aangebroken en wordt duidelijk hoe goed de afstemming tussen ‘demand’ en ‘supply’ verloopt. Kortom, wordt de ‘ability to promise’ direct getest.
Veel bedrijven worstelen om te komen tot een goede afstemming tussen vraag en aanbod. Ook hier valt of staat dit met een goede voorbereiding vooraf. De kwaliteit van het Sales & Operations Planning (S&OP)-proces speelt hierbij een cruciale rol. Tekortkomingen in dit proces leiden tot suboptimalisatie, hoge interactiekosten, spanningen tussen de functies en soms zelfs tot regelrechte chaos.

Cruciaal is dat S&OP een proactief en gestructureerd proces is, dat deel uitmaakt van de normale bedrijfsroutine. Waarbij, voor wat betreft de forecasting, de juiste balans wordt gevonden tussen enerzijds topdown aanpak op productgroepniveau en anderzijds bottom-up aanpak op SKU-niveau.
Belangrijk daarbij is te beseffen dat commerciële en productie¬mensen doorgaans een andere terminologie hanteren en een verschillende mindset hebben als het gaat om forecasting. Daar waar salesmensen toch vooral opportunistisch denken in accounts, afzetregio’s en consequenties voor targetsetting en bonus, hebben supply-mensen een meer analytisch perspectief en zijn zij continu op zoek naar de juiste data om een goede forecast te maken en bijbehorende sourcing- en productieconsequenties te bepalen.

Een goed S&OP-proces begint met heldere afspraken (business rules) bij het definiëren van de servicekaders en klantsegmentatie. Deze bepalen immers welke inzet nodig is om optimaal aan de vraag op lange termijn te kunnen voldoen. De focus van het S&OP-proces ligt echter bij de middellange termijn, waarbij vooral ook de afstemming plaats vindt als het gaat om promoties en nieuwe product introducties. Dit lijkt voor de hand te liggen, maar een kleine rondgang maakt duidelijk dat hier nog heel veel verbeteringspotentieel is.
Op korte termijn, op dagbasis, ligt de verantwoordelijkheid voor een juiste afstemming vooral bij de customer service en verkopers. Zij zijn in de gelegenheid om de vraag te beïnvloeden. Echter niet zonder de juiste input van de supply chain-afdeling die hen voorziet van de juiste informatie om  optimale beslissingen te nemen en levertijden af te spreken.
De kunst bij S&OP is om boven het functiebelang uit te stijgen. Het gaat niet om het optimaliseren van sales of productie, maar om alle informatie te delen om gezamenlijk te komen tot een optimaal bedrijfsresultaat.