Column Deliver: Goochelen met tenders

door Jan van Hasenbroek

Nieuwe structuren, integraties en meer aandacht voor scherpe inkoop in het bijzonder, leiden iedere dag weer tot een golf van logistieke (e-)tenders. Er moeten immers kosten worden bespaard, synergievoordelen worden gecasht of er moet een betere proactieve dienstverlener worden geselecteerd.

Tenders, RFQ’s zijn energieverslindende processen met als doel de dienstverlener met de beste prijs-kwaliteitverhouding te selecteren. Het heeft iets van een kwartetspel, waarin pakketten overgaan van de ene dienstverlener naar de andere, waarbij niet zelden voorkomt dat de verliezende partij in een volgende ronde weer contracten afsnoept van de winnaar. De vraag is echter wat de toegevoegde waarde is van dit circus, want zo mag je het wel noemen. Wat zeker is, is dat het alle partijen veel tijd en dus geld kost om een tenderproces te doorlopen. De voordelen zijn vaak veel minder evident. Voor een geslaagd tenderproces moeten behendig tal van valkuilen worden omzeild.

Het belangrijkste is en blijft de fixatie op lagere tarieven: die zijn (lijken) immers beter, waarbij de kwaliteit van aanbieders gemakshalve als gelijk wordt beschouwd. Eventuele extra risico’s worden nauwelijks gewaardeerd. Bovendien is het wisselen van dienstverlener een alles behalve eenvoudig proces. Tijd voor goed projectmanagement ontbreekt bovendien vaak, dus kostbare verstoringen in de transformatieperiode zijn eerder regelmaat dan uitzondering.

Daarnaast worden de bijkomende kosten vaak over het hoofd gezien; denk aan kosten van contracting, monitoring en de ‘ongrijpbare’ additionele kosten die altijd weer fors hoger liggen dan vooraf was afgesproken. Door de tijdsdruk is er vrijwel altijd onvoldoende mankracht om dergelijke contracten ook goed te monitoren. En als het gebeurt, is men snel het overzicht kwijt wanneer de betrokkenen een andere functie aanvaarden. Vaak slaagt men erin om lagere tarieven uit de tenderhoed te toveren, maar of de totale integrale kosten uiteindelijk ook echt omlaag gaan, zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit, is allerminst zeker.

Zou het niet veel beter zijn om de energie vooral aan te wenden om gezamenlijk met de dienstverlener te kijken naar mogelijkheden voor procesinnovatie? Om gezamenlijk daadwerkelijk een win-winsituatie te creëren, in plaats van op kracht lagere tarieven af te dwingen waarvan het effect bovendien vaak via allerlei verborgen bijkomende kosten grotendeels teniet wordt gedaan?
It’s about the process, stupid! Not the rates!