Business case geeft schijnzekerheid

Een sluitende business case is een onmisbare schakel om voldoende draagvlak te krijgen voor een project.  Een visie zonder plan is een droom, is mijn motto.  Maar na een inspirerende presentatie tijdens een congres in Atlanta besef ik me dat enige nuance op zijn plaats is.

Geen business case
Op het Chief Supply Chain Officer Forum woonde ik een presentatie van Masao Nishi bij. Nishi is Vice President Supply Chain van SYSCO, een groothandel in food in de VS, Canada en Ierland, met een omzet van ruim $ 37 miljard. Hij presenteerde zijn ervaringen over een groot project waarbij alle inbound stromen naar ruim 100 distributiecentra waren gecentraliseerd en het aantal carriers met ruim 70 procent verminderde.
Een prestatie van formaat, aangezien elk distributiecentrum onderdeel uitmaakt van een zogenoemde operating company; een zelfstandig bedrijf met een gemiddelde omzet van bijna 400 miljoen dollar. Centraliseren in een decentrale organisatie is een enorme uitdaging. Weerstand tegen verandering is daarbij een niet te onderschatten factor, en om die te overwinnen heb je brede steun binnen je organisatie nodig.

Het opmerkelijke was dat Nishi nooit een business case had gemaakt voor dit project. Bij aanvang van het project had hij een duidelijke visie. Hij gebruikte de eerste 6 maanden om draagvlak te creëren voor zijn visie door uitgebreid met alle stakeholders te praten, bezwaren te onderzoeken en mensen te enthousiasmeren.

Zijn verhaal fascineerde me enorm en na afloop van de presentatie sprak ik hem aan om meer te horen over zijn aanpak. Hij gaf aan dat het creëren en verkopen van zijn visie vele malen belangrijker was gebleken dan het hebben van een business case. Er waren geen diepgaande berekeningen nodig om in te zien dat het project de potentie had om veel kosten te besparen. Daarvoor was een dosis gezond verstand voldoende.

Een business case had een schijnzekerheid gegeven, waarmee hij zou hebben geprobeerd om iedereen te overtuigen met diepgaande analyses. Maar of iedereen die analyses zou hebben geloofd was nog maar de vraag. En geloof in een goede afloop was cruciaal voor het omvangrijke project.  ‘Investeer tijd om te praten en vooral te luisteren’, was zijn devies. Met de benodigde support op de juiste niveaus wist hij gedisciplineerd en snel zijn visie te implementeren.

Droom of nachtmerrie
Een visie zonder plan is dan misschien een droom, maar een project zonder business case hoeft niet in een nachtmerrie te eindigen. Als een project op grote lijnen overduidelijk kosten gaat besparen, besteed dan je tijd aan de mensen die je helpen met het verkrijgen van draagvlak. Als de kostenbesparing op grote lijnen niet duidelijk is, durf dan het project te heroverwegen. Het verhaal van Masao Nishi eert mij in ieder geval dat je met wat gezond verstand een heel eind kan komen!

Jeroen Bolt is interim manager en consultant bij Bolt Consultancy